SYSTEMY DORADCZE W ZARZĄDZANIU MAŁYM PRZEDSIĘBIORSTWEM.pdf

marcin Dokumenty Dokumenty - nauka, biznes

Komentarze i opinie (0)

Transkrypt ( 9 z dostępnych 9 stron)

32 SYSTEMY DORADCZE W ZARZĄDZANIU MA YM PRZEDSI ĘBIORSTWEM Wojciech BABIRECKI Streszczenie: W artykule przedstawiono kilka prostych aplikacji opracowanych na potrzeby ma ych przedsi ębiorstw produkcyjnych. Zaprezentowano programy napi sane w ś rodowisku MS Office, a s u żące do zarz ądzania: dokumentacj ą techniczn ą, przyrz ądami kontrolno – pomiarowymi, magazynem. Wykazano, że takie podej ście mo że by ć korzystne i mo że by ć alternatyw ą dla zakupu du żych systemów zarz ądzania przedsi ębiorstwem. S owa kluczowe: zarządzanie: przedsi ębiorstwem, dokumentacj ą, magazynem, narz ędziami kontrolno – pomiarowymi, komputerowe wspomag anie zarządzania. 1. Wst ęp Komputery od swoich najwcze śniejszych lat s ą wykorzystywane w przedsi ębiorstwach. Pocz ątkowo s u ży y tylko do prowadzenia ksi ęgowo ści, ale z roku na rok ich znaczenie rozwija o si ę w raz z pojawiaj ącymi si ę problemami. W pó źniejszych latach sta y si ę g ówn ą jednostk ą prowadzenia ka żdego przedsi ębiorstwa. Ze wzgl ędu na olbrzymie obni żenie kosztów sprz ętu i oprogramowania, mo żliwe sta o si ę wprowadzenie komputerów do coraz to mniejszych jednostek gospoda rczych. Obecnie nawet niewielkie firmy zatrudniaj ące niewielk ą ilo ści osób nie potrafi ą sprawnie funkcjonowa ć bez komputerów. Komputer bez odpowiedniego oprogramowan ia jest jednak tylko bezu żyteczn ą zabawk ą. St ąd wi ęc od lat firmy informatyczne prze ścigaj ą si ę oferuj ąc coraz to nowe systemy wkraczaj ące praktycznie w ka żdy obszar dzia alno ści przedsi ębiorstwa. I tu pojawia si ę problem, dotycz ący przede wszystkim ma ych, rozwijaj ących si ę przedsi ębiorstw. Firmy te, najcz ęściej z powodu barier finansowych, nie zawsze mog ą sobie pozwoli ć na zakup odpowiedniego systemu. Drug ą przeszkod ą w implementacji istniej ących systemów jest cz ęsto ich wielko ść, stopie ń skomplikowania i mo żliwo ści, które b ęd ą wykorzystywane tylko w niewielkim zakresie. St ąd te ż od lat niewielkie przedsi ębiorstwa próbuj ą radzi ć sobie z tymi problemami poprzez samodzielne tworzenie prostych aplikacji. P rogramy te dzia ają zazwyczaj w ś rodowisku MS Office i s ą dok adnie dopasowane do potrzeb przedsi ębiorstwa. Poza tym s ą systemami otwartymi, co powoduje że w ka żdej chwili istnieje mo żliwo ść ich edycji i dopasowania do zmieniaj ących si ę warunków wyst ępuj ących w przedsi ębiorstwie. Artyku b ędzie prób ą prezentacji kilku takich programów, stworzonych pr zez studentów w ramach prac dyplomowych, na u żytek niewielkich lokalnych przedsi ębiorstw. Ka żda z prezentowanych aplikacji zosta a wdro żona i jest do dzi ś z powodzeniem wykorzystywana. 2. Zestawienie prezentowanych systemów W poni ższych podrozdzia ach zostan ą zaprezentowane nast ępuj ące aplikacje: - PDT – Przegl ądarka dokumentacji technicznej, (rozdzia 3),

33 - UKP – System nadzoru nad urz ądzeniami kontrolno – pomiarowymi, (rozdzia 4), - SZM – System zarz ądzania magazynem materia ów i pó fabrykatów, (rozdz ia 5). 3. PDT – Przegl ądarka dokumentacji technicznej W przypadku ma ej firmy produkcyjnej jednym z probl emów przy zarządzaniu dokumentacj ą techniczn ą jest du ża ilo ść kopii i poprawek nanoszonych przez konstruktorów. Prowadzi to do zb ędnego zamieszania, efektem którego jest zagro żenie u życia na warsztacie nieaktualnej dokumentacji. W sam ym procesie projektowania pracownicy biur projektowych borykaj ą si ę z wieloma problemami zwi ązanymi z nazewnictwem, przechowywaniem, archiwizowaniem, wys zukiwaniem, czy wspó u żytkowaniem dokumentów. Ponadto, po wdro żeniu systemu zarz ądzania jako ści ą zgodnego z wymogami normy ISO 9001, w procesie twor zenia dokumentacji pojawia się wiele nowych wymogów niezwi ązanych z sam ą dokumentacj ą techniczn ą. Wszystko to sprawia, że panowanie nad dokumentacj ą techniczn ą, jej prawid owym obiegiem w przedsi ębiorstwie, bez odpowiedniego systemu komputerowego staje się niewykonalne. 3.1. Zmiany w strukturze informatycznej dzia u kons trukcji Aby wprowadzenie elektronicznego zarz ądzania dokumentami technicznymi mog o funkcjonowa ć, potrzebna jest do tego jest sie ć komputerów oraz jedna stacja dokuj ąca, czyli serwer. Najprostszym sposobem uzyskania odpow iednich warunków do wprowadzenia takiej innowacji w ma ym przedsi ębiorstwie jest zakupienie kilku stacji roboczych oraz jednego serwera g ównego. W przypadk u ograniczenia dostępu dla u żytkowników ró żnego poziomu zaproponowano rozwi ązanie przedstawione na rys.1. Rys.1. Struktura systemu komputerowego w dziale kon strukcji Uk ad trzech stanowisk CAD, po ączonych sieciowo ze sob ą oraz z serwerem g ównym, na którym zapisuje si ę wszystkie wykonane rysunki oraz wprowadza dane do programu, umo żliwia atwe i szybkie zlokalizowanie dokumentu na s erwerze. Serwer po ączony jest z jednostkami konstruktorów bezpo średnio tak, aby oni mogli modyfikowa ć, zmienia ć oraz zapisywa ć nowo wykonane projekty. Pracownicy na produkcji na tomiast mają ograniczony dost ęp do tych danych oraz rysunków. Ograniczenia te to: blokada za pomocą urz ądzenia Firewall, który pozwala na kontakt tylko w jednym k ierunku, programowe ograniczenie dost ępu dla u żytkowników ró żnego szczebla, oraz brak systemu CAD na komputerach osób

34 nieuprawnionych, a jedynie przegl ądarka umo żliwiaj ąca przegl ądanie i drukowanie poszczególnych rysunków. 3.2. Opis programu PDT Program PDT oparty jest na bazie danych programu Mi crosoft Access. Ponadto wspó pracuje z AutoCAD’em na stanowiskach konstrukt orów oraz przeglądarka CAD VoloView na stanowisku pracowniczym. Po uruchomieni u programu i zalogowaniu się, pojawia si ę formularz g ówny wyszukiwarki dokumentacji technic znej (Rys.2). Rys. 2. G ówny formularz wyszukiwarki Formularz ten jest podzielony na trzy ró żne sektory. Pierwszym z nich jest sektor przeznaczony do wprowadzania danych o konstruktorac h i rysunkach, drugi natomiast do wprowadzania parametrów odpowiadaj ących szukanym rysunkom, a ostatni to wyniki. Wprowadzanie danych Wprowadzanie danych odbywa si ę przy pomocy formularza dane rysunku. Dane wprowadza ć mo że tylko osoba zalogowana. Po wpisaniu wszystkich in formacji charakteryzuj ących dany rysunek trzeba do ączy ć hiper ącze w sposób pokazany na rys 3. Zalety i korzy ści wynikaj ące z wdro żenia systemu „PDT” w przedsi ębiorstwie: szybkie i bez problemowe wyszukanie potrzebnej doku mentacji konstrukcyjnej, ograniczony dost ęp do dokumentów dla pracowników ni ższego szczebla, szybka i skuteczna weryfikacja wersji dokumentu, brak konieczno ści przechowywania starych kopii dokumentów w dziale produkcji, przy śpieszenie procedur zwi ązanych z rozpocz ęciem produkcji, brak mo żliwo ści zagubienia dokumentacji przez pracownika, ma a ilo ść kopii dokumentów (zmniejszone ryzyko pomy ki),

35 możliwo ść odnalezienia dokumentacji technicznej poprzez rozb udowany system wyszukiwania (poprzez szcz ątkowe dane takie jak: data, nazwisko i imi ę konstruktora, nazwa rysunku, numer) Rys. 3. Dodawanie hiper ącza do bazy Dzi ęki swojemu intuicyjnemu interfejsowi narz ędzie to charakteryzuje si ę prostot ą obs ugi. System ten mo żna wprowadzi ć w ka żdym przedsi ębiorstwie produkcyjnym, które takiego programu wymaga, bez ponoszenia du żych nak adów finansowych. 4. UKP – System nadzoru nad urz ądzeniami kontrolno – pomiarowymi Kolejnym problemem przejawiaj ącym si ę w wielu przedsi ębiorstwach produkcyjnych jest nadzór nad urz ądzeniami kontrolno – pomiarowymi. Rzetelno ść i wiarygodno ść wyposa żenia do kontroli, pomiarów i bada ń ma istotne znaczenie, wp ywa na jako ść pozosta ego sprz ętu produkcyjnego, a tym samym, na jako ść samego wyrobu. Dlatego niezwykle wa żne jest, aby ka żde urz ądzenie kontrolno-- pomiarowe by o nadzorowane. Pocz ąwszy od okresowej kontroli metrologicznej, a sko ńczywszy na obserwacji stopnia zu życia. Nadzór taki powinien swym zasi ęgiem obejmowa ć m.in. ewidencj ę, terminy kalibracji i legalizacji, legalno ść przyrz ądów pomiarowych, zapisy dotycz ące wzorcowania i regulacji. Prezentowany pokrótce poni żej elektroniczny system nadzoru ma za zadanie u atw ić prac ę komórkom odpowiedzialnym za zapewnienie sprawno ści i zgodno ści przyrz ądów pomiarowych z wymogami stosownych ustaw, w sposób b ardziej efektywny niż

36 tradycyjna, czasoch onna ewidencja narz ędzi i wyposa żenia do kontroli, pomiarów i bada ń oparta na ró żnego rodzaju kartotekach czy formularzach. 4.1. Opis programu UKP Program powsta w oparciu o baz ę danych MS Access. Wszystkie przyrz ądy zosta y zewidencjonowane od nowa, uzyskuj ąc niepowtarzalny numer, tzw. ID przyrz ądu, dzi ęki czemu system mo że je rozpoznawa ć. Numer ten jest nadawany w sposób automatyczny. Wszystkie dane zawarte w tabelach s ą powi ązane ze sob ą za pomoc ą relacji. Wi ększo ść relacji w zbudowanej aplikacji to relacje typu jed en do wielu. Uk ad wi ążą cych relacji w badanym studium przypadku przedstawi a rys. 4. Rys. 4. Relacje pomi ędzy tabelami systemu Program umo żliwia wyszukiwanie z zaawansowanym filtrowaniem wsz ystkich przyrz ądów kontrolno pomiarowych zapisanych w bazie. Filtr owanie może si ę odbywa ć wg

37 nast ępuj ących kryteriów: nazwy urz ądzenia, nazwy laboratorium badawczego, planów kontroli, terminu dopuszczenia do pracy itp. (Rys.5 .) Rys. 5. Przyk adowe rodzaje filtrów wyszukiwania Podstawowym formularzem identyfikacyjnym jest karta przyrządu (rys.6a.). Zawiera on podstawowe dane o przyrz ądzie (ID przyrz ądu, nazw ę, nr fabryczny, symbol, klas ę dok adno ści, zakres pomiarowy, producenta oraz rok produkcji ), które w zasadzie nie podlegaj ą ż adnej modyfikacji. Dane takie jak: status wa żno ści, lokalizacja oraz u żytkownik s ą zmienne, a ich warto ść uzale żniona jest od innych parametrów wprowadzonych do systemu, np. status wa żno ści mo że posiada ć jedn ą z dwóch warto ści: "OK" lub "BRAK" zale żnie od wyniku operacji: „Data planowanej kontroli" większa / mniejsza od "Daty bie żącej". Rys. 6. Formularze a) Karta przyrządu, b) Szczegó y kontroli Formularz karta przyrz ądu posiada przyciski umo żliwiaj ące przechodzenie na inne formularze, a tak że pole podformularza Historia kontroli. Dodatkowo, na ka żdym formularzu zastosowano formu ę umo żliwiaj ącą przechodzenie na drugi formularz w ramach danego rekordu. Formularz Szczegó y kontroli (Rys.6b.) zawiera dane archiwalne w obr ębie jednej kontroli metrologicznej danego przyrz ądu. Podaje identyfikator kontroli, dane z zakresu pomiarów metrologicznych; dokument świadcz ący o przeprowadzeniu badania wraz z

38 wyszczególnieniem jego wyniku, a tak że dane dodatkowe, takie jak: miejsce przeprowadzenia kontroli (laboratorium) oraz koszt zdarzenia. Raporty System UKP generuje wszystkie niezb ędne raporty. Umo żliwia wydruk m.in. - kart przyrz ądu, - wykazu dost ępnych przyrz ądów w przedsi ębiorstwie, - wykazu narz ędzi pomiarowych nadzorowanych, - wykazu przyrz ądów w ramach danego typu, - wykazu przyrz ądów b ęd ących w posiadaniu wybranego u żytkownika, - planów kontroli, - nakazów zwrotu narz ędzia. System UKP zapewnia informacje o stanie, sprawno ści oraz w a ściwo ściach metrologicznych wszelkich przyrz ądów pomiarowych wykorzystywanych w przedsi ębiorstwie, nadzoruje terminy wszystkich kontroli pr zyrządów, dzi ęki czemu zarz ądzanie narz ędziami pomiarowymi jest sprawniejsze oraz efektywni ejsze. Dodatkową zalet ą elektronicznej formy nadzoru nad urz ądzeniami kontrolno-pomiarowymi, jest zast ąpienie tradycyjnego, czasoch onnego systemu ewidenc ji narzędzi i wyposa żenia do kontroli, pomiarów i badan opartego na kartotekach, formularzach oraz harmonogramach. 5. SZM – System zarz ądzania magazynem materia ów i pó fabrykatów Nast ępnym problemem przejawiaj ącym si ę w wielu przedsi ębiorstwach produkcyjnych jest zarz ądzanie magazynem materia ów do produkcji, pó fabryk atów i wyrobów gotowych. W a ściwe zarz ądzanie magazynem ma decyduj ący wp yw na terminowo ść i harmonogramy produkcji. Dobry magazynier wspomagany odpowiedni ą dokumentacj ą potrafi na podstawie otrzymywanych zamówie ń przewidzie ć ilo ść materia ów i pó fabrykatów potrzebne do produkcji w danym okresie. Jednak że w momencie du żej ilo ści zamówie ń i du żego asortymentu wyrobów produkowanych przez przedsi ębiorstwo, zapanowanie nad tak ą ilo ści ą danych bez narz ędzia komputerowego staje si ę niemo żliwe. Prezentowany w niniejszym punkcie prosty system s u żący do zarz ądzania magazynem usprawni i przyspieszy prac ę magazynu, a przede wszystkim spowoduje, że wyeliminowane zostan ą przestoje produkcyjne wynikaj ące z braku w danej chwili któregokolwiek z materia ów produkcyjnych. 5.1. Opis programu SZM Program powsta przy wykorzystaniu MS Excel. W kole jnych powiązanych ze sob ą arkuszach zdefiniowano ró żne karty opisuj ące poszczególne stany magazynowe z podzia em na wyroby gotowe, materia y do produkcji i pó fabrykaty. Stany minimalne i stany zerowe pod świetlane s ą odpowiednimi kolorami, co jest informacj ą dla obs uguj ącego na podstawie której d ąży on do ich uzupe nienia. Przyk adowe arkusze pokazano na Rys.7. Ponadto program zosta wyposa żony w prosty modu obliczeniowy. Modu ten s u ży do oblicze ń zapotrzebowania na materia y i pó fabrykaty potrze bne do produkcji zamawianego wyrobu. Po wpisaniu liczby zamawianych sztuk, progr am porównuje ilość z zamówienia ze stanem magazynowym, po czym – je śli stan magazynowy tego asortymentu jest mniejszy od zamawianej ilo ści – oblicza automatycznie ilo ść potrzebnych materia ów i pó fabrykatów. Ilo ść ta jest porównywana z ilo ści ą materia ów i pó fabrykatów

39 znajduj ących si ę w magazynie, i je śli zostanie stwierdzony niedobór – program sam generuje zamówienie odpowiedniej ilo ści brakuj ących materia ów. Program mo że by ć rozbudowywany o kolejne modu y przydatne w funkcjo nowaniu magazynu i mo że by ć wykorzystywany w ró żnych bran żach. Rys. 7. Przyk adowe arkusze stanów magazynowych G ówne zadania realizowane przez program: - kontrolowanie stanu magazynu wyrobów gotowych, pó fabrykatów i materia ów do produkcji, - kontrola przep ywu pó fabrykatów i materia ów do produkcji w magazynie, - obliczanie brakuj ących elementów i materia ów potrzebnych do wyproduk owania okre ślonej ilo ści danego wyrobu, - wystawianie ko ńcowych zbiorczych raportów zamówieniowych. Zaznaczy ć trzeba, że program odzwierciedla jedynie wspomaganie realiza cji procesu magazynowego oraz jest elektronicznym odpowiednikie m kartoteki magazynowej. Wprowadzenie systemu komputerowego w ma ym przedsi ębiorstwie nie wyeliminuje nieprawid owo ści technicznych, jakie panuj ą w magazynie – braku oznakowania towaru i miejsc sk adowania, nieprawid owo ści w sposobie sk adowania, zagospodarowania powierzchni magazynowej, trudno ści w zlokalizowaniu towarów itp. Wszystkie nieprawid owo ści powinny zosta ć usuni ęte przed wprowadzeniem systemu wspomagaj ącego zarz ądzanie magazynem. 6. Podsumowanie i wnioski Aplikacje zbudowane na podstawie pakietu MS Office, będ ącego zazwyczaj w standardowym pakiecie programów ka żdego przedsi ębiorstwa, daj ą mo żliwo ść samodzielnej budowy systemów wspomagania poszczegól nych procesów występuj ących w przedsi ębiorstwie, bez wzgl ędu na bran żę, w jakiej ono funkcjonuje. Takie dzia ania pozwalaj ą na stworzenie niewielkim nak adem kosztów prostych aplikacji dok adnie dopasowanych do potrzeb przedsi ębiorstwa.

40 Dost ępne na rynku produkty w du żej mierze nie spe niaj ą potrzeb ma ych przedsi ębiorstw z uwagi na ogrom niepotrzebnych informacji, zawi ość obs ugi, wysokie koszty zakupu licencji, ale przede wszystkim ma ą elastyczno ść w dostosowaniu do potrzeb konkretnego przedsi ębiorstwa. Przedstawione aplikacje zosta y wdro żone w kilku ma ych przedsi ębiorstwach województwa lubuskiego, gdzie z powodzeniem funkcjo nują usprawniaj ąc zarz ądzanie poszczególnymi komórkami tych przedsi ębiorstw. Wydaje si ę wi ęc, że prezentowane w artykule podej ście mo że by ć alternatyw ą dla zakupu gotowych, obszernych i drogich systemów zarz ądzania. Literatura 1. Gliwi ński J., Sacewicz J.: Legalizacja narz ędzi do pomiarów d ugo ści i k ąta, ALFA, Warszawa, 1984. 2. Jode ko Z., Marks B.: Dokumentacja techniczna w prz edsiębiorstwie budowy maszyn, WNT, Warszawa. 1999. 3. Ga ach A.: Wdro żenie systemu informatycznego w przedsi ębiorstwie, ODDK, Gda ńsk, 2005. 4. Adamczewski P.: Zintegrowane systemy informatyczne, MIKOM, Warszawa, 2004. 5. Marowski W.: In żynierskie bazy danych w projektowaniu maszyn, Warsz awa, 2000. 6. Dobson R.: Programowanie MS Access 2000, RM, Warsza wa, 2000. 7. Riordan R.: Projektowanie systemów relacyjnych baz danych, RM, Warszawa, 2002. Dr in ż. Wojciech BABIRECKI Instytut Informatyki i Zarz ądzania Produkcj ą Uniwersytet Zielonogórski, Wydzia Mechaniczny 65-246 Zielona Góra, ul. Podgórna 50 tel./fax.: (0-68) 328 23 01 e-mail: w.babirecki@iizp.uz.zgora.pl